Page 28 - 28-Edición

•
ESTRATEGIA
INGRESO DE EFECTIVO:
META EN COMÚN PARA
VENTAS, DISTRIBUCIÓN
Y COBRANZA
Por Roberto Carlos Montes de Oca Rojas*
l entusiasmo generado en el mes por los estimados de
ingreso de efectivo derivados de las ventas se esfumó
Ecuando el nuevo director de la comercializadora
recibió el reporte de cobranza. Los números mataron
todas las palabras del equipo comercial respecto a la meta
alcanzada, pues del 100 por ciento de la cantidad facturada,
a la empresa solo le pagaron alrededor del 71 por ciento.
¿Cómo es posible que los estimados de cobranza disten
tanto del ingreso real de efectivo? ¿En quién recae esta
responsabilidad? Fueron las dos preguntas que hizo el
director en la reunión urgente a la que convocó a sus
gerentes de Ventas, Entregas y Cobranza.
—No es tema nuestro, nosotros logramos la meta de
facturación, Distribución tuvo incidencias en el surtido de
producto y no cumplieron con algunas citas para entrega.
— Dijo el gerente de ventas.
—No es tema nuestro, nos rechazaron algunos pedidos
durante el mes y principalmente en el cierre porque el área
Comercial pasó pedidos con errores en precios, números de
clientes incorrectos y presentaciones que no correspondían
a lo requerido por los clientes. -Dijo el gerente de
Distribución.
—No es tema nuestro, los de distribución no realizaron en
tiempo y forma todas las notas de crédito por rechazos y
devoluciones, además los vendedores otorgaron plazos,
descuentos y bonificaciones adicionales que no están en las
condiciones comerciales con tal de lograr la meta. - Dijo el
gerente de Cobranza.
—Los clientes se quejan de que les reclaman pagos de
facturas que ya saldaron porque aplican mal los pagos y solo
cuadran los saldos pendientes para facilitarse el trabajo. —
28 VISIÓN CANACO
ESTRATEGIA
Respondió el gerente de Ventas al de Cobranza—.
Y así siguió la reunión en la que se perdió mucho tiempo y lo
único que quedó claro para el nuevo director fue identificar
• que existían muchos vicios administrativos y operativos
en los que se tenía que trabajar para corregir y prevenir,
además de que Tesorería tendría que solicitar un préstamo
para poder completar lo requerido para cubrir compromisos
de nómina, proveedores y acreedores.
¿Cuántas empresas o negocios sin importar su tamaño
sufren este tipo de situaciones en las que como comúnmente
se dice todos se avientan la bolita y nadie resuelve?
La solución a este tipo de conflictos radica en que las áreas
de Ventas, Distribución y Cobranza se dejen de ver como
enemigos y se integren como un equipo de trabajo, lo que
culturalmente no es fácil porque se ha caído en el error
de identificarlas como antagónicas y separadas una de las
otras, desde que se les asignan metas separadas y también
las incidencias de cada una de ellas se ve como algo ajeno
de las otras.
Pero ¿cómo podemos evitar caer en este error? La
recomendación sería fijar en las tres áreas una meta en
común: el ingreso de efectivo a la empresa. Para conseguir
que las tres áreas trabajen en conjunto, se requiere de
una figura ya sea interna o externa que funcione como
herramienta de Planeación, Administración, Control y
Comunicación del ciclo “Ventas-Distribución-Cobranza”.
El objetivo de lo anterior es tener en tiempo y forma la
información de todos los movimientos involucrados desde
que se genera una orden de compra hasta que ingresa el
pago correspondiente, utilizando una matriz maestra que
integre la facturación, la entrega, la cartera, las notas de
crédito y la aplicación de pagos, es decir, tener un historial
completo de cada pedido, así mensualmente se pueden
generar estimados muy apegados a la realidad del ingreso
de efectivo.
*Miembro del Grupo Especializado de Consultores y
Capacitadores de Canaco CDMX
29 VISIÓN CANACO